RPT Docu Oy:n CityMark -palvelun tietojenkäsittelyä, tietosuojaa ja evästeitä koskevat periaatteet

RPT Docu Oy:n CityMark -palvelun tietojenkäsittelyä, tietosuojaa ja evästeitä koskevat periaatteet


CityMarkin periaatteissa kuvaillaan, mitä tietoja keräämme ja miksi, kuinka voit hallita henkilötietojasi ja miten saat meihin yhteyden. Tietosuojaperiaatteemme koskee verkkosivustojemme, sovellustemme ja CityMarkin ylläpitämien sovellusten tai verkkosivustojen sisältämien palvelujen käyttöä. CityMark on näiden ehtojen mukaisesti rekisterinpitäjä ja vastaa siitä, että käsittely noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä.


Selkeyden vuoksi ja ymmärtämisen helpottamiseksi olemme jakaneet periaatteet kahteen osaan sen mukaan, mikä on suhteesi meihin ja mihin kohderyhmään kuulut:


Lue ensin osien yhteenvedot. Sen jälkeen voit lukea tarkemmin sen kohdan/ne kohdat periaatteista, jotka ovat itsellesi tärkeimpiä.



1) Yhteenveto CityMark-nimellä tekemästämme tiedonkeruusta.

Mitä henkilötietoja keräämme osana jatkuvaa kaupallisiin vuokralaismarkkinoihin kohdistuvaa markkinatutkimustamme sekä miten ja miksi.


Lyhyt yhteenveto


  • Keräämme henkilötietoja toimialan saamaan suureen hyötyyn perustuvana oikeutettuna etuna
  • Emme kuitenkaan kerää arkaluonteisia henkilötietoja, vaan ainoastaan tietoja, jotka liittyvät henkilöiden tehtäviin/ammattirooleihin yrityksissä, jotka ovat jollain tavalla mukana toimitilaprosessiin ja yrityksen vuokrasopimukseen liittyvissä asioissa
  • Keräämme henkilötietoja muun muassa mahdollistaaksemme yritys- ja sopimustietojen laadunvarmistuksen, kiinteistöhankkeiden markkinoimisen ja niistä tiedottamisen, kokemusten vaihdon, referenssihankkeet, mahdollistaaksemme yhteydenpidon ostajien ja myyjien välillä sekä mahdollistaaksemme markkinointiviestinnän, markkinoinnin, tuotetiedot, alan uutiset, tarjoukset, rekrytoinnit, kyselyt, tutkimukset ja tutkimustyön B2B. Kolmas osapuoli (asiakkaamme tai kumppanimme) voi olla myös viranomainen, jolloin keräämme henkilötietoja tarkoituksenamme auttaa viranomaista tämän toiminnassa
  • Tallennamme tietyt henkilötiedot Pohjoismaiden suurimpaan vuokralaistietoja ja niihin liittyviä yrityksiä ja päättäjiä sisältävään tietokantaan
  • Tallennamme CRM-järjestelmään tietyt henkilötiedot sellaisten yritysten päättäjistä, joiden arvioimme olevan alan saaman hyödyn kannalta merkittäviä toimijoita
  • Käsittelemme saamiamme henkilötietoja lähettämällä ne integroituihin järjestelmiin ja palveluihin, joissa me itse, asiakkaamme ja alan toimijat, jotka työskentelevät kiinteistöalalla tai jollain tavoin liittyvät siihen, voivat käyttää tietoja periaatteidemme ja keskinäisten sopimustemme mukaisiin tarkoituksiin
  • Asiakkaamme ovat itse rekisterinpitäjiä palvelujemme kautta saamiensa henkilötietojen käsittelyssä, mutta heidän on käsiteltävä henkilötietoja periaatteissamme kuvattujen tarkoitusten mukaisesti
  • Tiettyä profilointia voidaan tehdä periaatteissa kuvattuihin tarkoituksiin.


Jatkuvasti tekemämme vuokralaismarkkinoiden markkinatutkimus


Teemme CityMark-nimellä jatkuvaa markkinatutkimusta, jossa selvitämme vuokralaisten toimitilatilannetta ja tulevaisuuden tarpeita. Tiedot käsittelevät yritysten vuokrasopimuksia, toimitilojen hakua ja muuttoja.



Jatkuvan vuokralaismarkkinoiden markkinatutkimuksen yhteydessä tehdyn henkilötietojen käsittelyn perusteet ovat:


  1. Oikeutettu etu, intressipunninta

Oikeutettu etu, intressipunninta


Tätä kautta edistämme vuokralaismarkkinoiden tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja avoimuutta, mikä mahdollistaa ostajien ja myyjien välisen yhteydenpidon (kiinteistötoimijat/toimittajat ja vuokralaiset).


Kiinteistöalalla on joitakin yleisesti tunnettuja ongelmia (mm. tietämättömyys ja konservatismi). Haasteiden vuoksi alaa täytyy ja halutaan tehostaa ja digitalisoida, alasta on tehtävä avoimempi ja läpinäkyvämpi. Olemalla avoimia ja läpinäkyviä toimitilaprosessiin osallistuvista yrityksistä ja henkilöistä parannamme yhdessä markkinoita, mikä voi vähentää alan ongelmia, parantaa tehokkuutta, alentaa kustannuksia ja tehdä kaupanteosta helpompaa uusien Euroopan sisäisten toimijoiden välillä.


Saadaksemme oikeita tietoja yrityksistä, yhteyshenkilöistä ja ajankohdista, meidän ja alan toimijoiden on keskusteltava oikeiden henkilöiden kanssa ja saatava henkilöiden henkilötiedot yhteydenottoa varten. Emme tarkoita arkaluonteisia henkilötietoja, vaan ainoastaan tietoja, jotka liittyvät henkilöiden tehtäviin/ammattirooleihin yrityksissä, jotka ovat jollain tavalla mukana toimitilaprosessissa. Nimi, mahdollisesti tehtävä yrityksessä sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero ovat esimerkkejä tällaisista henkilötiedoista (lue täältä lisää keräämistämme henkilötiedoista.


Oman ja juristiemme arvion mukaan toimintamme niin asianomaisille henkilöille kuin kiinteistöalalle yleisesti tarjoaman edun ja hyödyn painoarvo on suurempi kuin ammattilaisten yksityisyyden tarve. Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan perustelukappaleen (47) mukaan voidaan esim. henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa pitää oikeutettuna etuna. Olemme sitä mieltä, että meillä on laillinen peruste näiden rajoitettujen ja ei-arkaluonteisten henkilötietojen käsittelylle. Lue täältä lisää tarkoituksista ja hyödystä.

Lue täältä lisää tarkoituksista ja hyödystä..

  1. Välttämättömyys toteuttaa laadunvarmistus (usein sovittu), intressipunninta

Voidaksemme toteuttaa asiat, mistä usein sovimme niiden henkilöiden kanssa, joiden kanssa keskustelemme vuokrasopimuksista, tarkitsemme tiettyjä henkilötietoja esim. prosessissa mukana olevien henkilöiden sähköpostitse tapahtuvaa laadunvarmistusta ja oikolukua varten. Lisäksi sovimme usein, että palaamme asiaan puhelimitse tilanteen ja vuokrasopimustietojen päivittämiseksi.


Koske kyse ei ole virallisesta sopimuksesta vaan yhteisymmärryksessä toimimisesta ja intressipunninnasta, on näiden ei-arkaluonteisten henkilötietojen periaatteidemme mukaisen käsittelyn painoarvo, mukaan lukien henkilön, henkilön yrityksen ja alan saama hyöty, suurempi kuin rekisteröidyn intressi suojautua yksityisyyden loukkausta vastaan.



Mitä henkilötietoja keräämme, miten ja milloin


CityMark saa tiedot ensisijaisesti suoraan henkilöltä, joka on yrityksen tehtävässä/ammattiroolissa vastuussa vuokrasopimuksesta. Vaihtoehtoisesti tiedot saadaan toiselta tiedonantajalta, joka on töissä samassa yrityksessä.


Esimerkkejä keräämistämme henkilötiedoista ovat nimesi, tehtäväsi/ammattiroolisi hankkeessa (yrityksessä) sekä yhteystietosi, kuten matkapuhelinnumero, suora numero ja sähköpostiosoite.


Yritys saattaa päivittää tietojasi muista julkisista rekistereistä, jos se on välttämätöntä hyvän rekisterinhoidon ylläpitämiseksi.


CityMark rekisteröi tai saattaa rekisteröidä henkilötietosi seuraavissa yhteyksissä:


  1. Kun keskustelemme kanssasi suoraan (tai pidämme yhteyttä sähköpostitse), vaihtoehtoisesti saatuamme tietosi toiselta samassa yrityksessä työskentelevältä henkilöltä
  2. Kun ilmoittaudut palveluun, jota CityMark tarjoaa eri alustoissa, esim. kirjautuessasi citymark.fi-sivustollemme tms., johon voit päivittää niin tietoja alasta kuin henkilötietoja
  3. Kun kerrot nimesi, sähköpostiosoitteesi tai matkapuhelinnumerosi verkkosivustolla
  4. Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse, verkkosivustojemme ja sosiaalisen median kautta
  5. Kun tilaat CityMarkin uutiskirjeen tms.
  6. Kun käytät verkkosivustojamme ja sovelluksiamme mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, verkkoliikennetiedot, sijaintitiedot, verkkolokit ja muut viestintään liittyvät tiedot sekä esim. vierailun aikana käytetty IP-osoite, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä ja selaintyyppi.

Henkilötietojen kerääminen ottaessasi itse yhteyttä


Kun täytät kiinnostuslomakkeen verkkosivustollamme (esim. hakiessasi toimitilaa osoitteessa citymark.fi), saat mahdollisuuden lukea periaatteemme ja napsauttaa näppäintä, jolla ilmoitat ymmärtäväsi periaatteemme. Koska viittaamme näissäkin tapauksissa intressipunnintaan, eli alan saaman hyödyn painoarvo on suurempi kuin rekisteröidyn intressi suojautua yksityisyyden loukkausta vastaan, emme erityisesti pyydä suostumusta. Sen sijaan olemme avoimia ja kerromme periaatteistamme lomakkeiden täytön yhteydessä.


Kun käyt verkkosivustollamme, saat myös tietoa evästeistä eli tietokoneellesi tallennettavista ensimmäisen ja kolmannen osapuolen evästeistä. Evästeillä voidaan seurata käyttäjän selauskäyttäytymistä tavoitteena tarjota tietoa, markkinointia tai ilmaisia palveluja käyttäytymiseen perustuen. Lue lisää evästeistä täältä.



Kerätyn tiedon käyttö – tarkoitukset ja hyödyt


CityMark käsittelee henkilötietoja lähinnä alla ilmoitettuihin tarkoituksiin sekä mahdollisiin muihin keräysajankohtana ilmoitettuihin tarkoituksiin:


A) Tarkoitukset ja hyödyt, joiden vuoksi varmistamme toimitilaprosessiin liittyvien tarpeiden ja tietojen oikeellisuuden CityMarkin tekemän kartoituksen avulla


  1. Laadunvarmistuksen toteuttaminen olemalla säännöllisesti puhelimitse yhteyksissä tiedonantajaan
  2. Asiaan palaaminen sovitusti puhelimitse tai sähköpostitse toimitilaprosessia koskevien tietojen päivittämiseksi
  3. Hyvän palvelun mahdollistaminen, kuten kysymyksiisi vastaaminen, mahdollisten virheellisten tietojen korjaaminen
  4. Tuotteidemme ja palvelujemme kehittäminen, toimittaminen ja parantaminen sen perusteella, miten käyttäydyt verkkosivustoillamme ja sovelluksissamme
  5. Henkilötietoja käytetään myös analysointiin segmentoinnin/profiloinnin tekemiseksi, pystyäksemme kehittämään tietyille ryhmille suunnattuja tarjouksia ja palveluja sekä toteuttaaksemme tutkimuksia
  6. Tietojen ja markkinoinnin lähettäminen tekstiviestitse, sähköpostitse, sovellusten, push-ilmoitusten tai muiden digitaalisten yhteydenpitoväylien, kuten sosiaalisen median kautta, kun sinulla on aktiivinen suhde meihin
  7. Yhteydenotto puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse, sovellusten tai perinteisen postin kautta kertoaksemme muista tarjouksista, kampanjoista tai palveluista, joiden uskomme kiinnostavan sinua siinä roolissa, joka sinulla on rakennushankkeessa. Huom. Voit milloin tahansa kieltäytyä tällaisesta markkinoinnista
  8. Relevanttien suositusten, referenssien, tarjousten ja räätälöityjen palvelujen tarjoaminen sen perusteella, mitä tarpeita sinulla on, mikä on kiinnostanut muita, jotka ovat olleet mukana vastaavissa hankkeissa tai joilla on samanlainen käyttäytymismalli, minkä palvelun olet valinnut, mitä olet katsonut ja mistä olet ollut kiinnostunut
  9. Verkkosivustomme ja sovelluksiemme kehittäminen toimivimmiksi ja CityMarkin tarjoamien alustojen käyttäjäkokemuksen parantaminen mukauttamalla palvelujen näyttöä käytettyyn laitteeseen sopivaksi
  10. Tärkeiden viestien lähettäminen, kuten ehtojen ja periaatteiden muutoksista ilmoittaminen
  11. Joissakin sovituissa tapauksissa voidaan henkilötietoja myös tallentaa, jotta tietosi eivät ilmestyisi uusiin hankkeisiin. Esim. pystyäksemme pitämään muistissa, ettet halua sähköpostia, suoramarkkinointia tms. meidän on tallennettava tietyt henkilötiedot voidaksemme täyttää toiveesi ja toteuttaa yhdessä sopimamme asiat.

B) Tarkoitukset, joiden kautta tarjoamme toimialalle hyötyä


  1. Vuokralaismarkkinoiden läpinäkyvyyden, avoimuuden ja tehokkuuden parantaminen
  2. Yllä mainittuun liittyen myös tietojen ja kokemusten vaihto, kustannusten alentaminen (useampien ja parempien tarjouspyyntöjen, tarjousten, ehdotusten, ratkaisujen kautta)
  3. Ostajien, päättäjien, vuokranantajien, projektipäälliköiden, suosittelijoiden, vaikuttajien sekä tavaroiden ja palvelujen myyjien (hankkijat/sisäänostajat, suunnittelijat ja tarjouksentekijät) välisen yhteydenpidon mahdollistaminen kiinteistömarkkinoilla ja kaupanteon helpottaminen kiinteistöalaan jollain tavalla liittyvien yritysten välillä, Euroopan rajojen sisällä
  4. Relevantin, suunnatun markkinointiviestinnän, markkinoinnin, tuotetietojen, alan uutisten ja tarjousten mahdollistaminen B2B-kiinteistömarkkinoilla – voi sinällään edistää kompetenssin kasvua, uusien ratkaisujen keksimistä, inspiraatiota, kestävämpää ja tehokkaampaa rakentamista
  5. Alalla jo useita vuosia käytettyjen ainutlaatuisten markkinatilastojen mahdollistaminen – tärkeitä ja luotettavia tilastotietoja kiinteistömarkkinoiden ajallisesta kehityksestä. Henkilötietoja ei suoranaisesti käytetä tilastotiedoissa, mutta henkilötiedot ovat edellytys hanketietojen keräämiselle ja päivittämiselle niin, että tilastotietojen pitäminen ja jatkuva päivittäminen on mahdollista. Alan toimijat ja järjestöt käyttävät tilastotietoja eri tarkoituksiin, muun muassa suunnitteluun, organisointiin ja budjetointiin
  6. Kysymysten asettaminen ja tutkimusten tekeminen liiketoiminnan kehittämiseksi, jotta oma ja alan yhteydenpito tavaroiden ja palvelujen ostajien ja myyjien (päättäjien ja vaikuttajien) välillä tehostuisi, mutta myös alan ja kiinteistömarkkinoiden tehostaminen yleisesti. Kyse voi olla kestävämmän rakentamisen edistämisestä sekä alan ja alan toimijoiden, rakennuttajien, suunnittelijoiden, jälleenmyyjien, toimittajien, meklareiden, vuokranantajien, viranomaisten ym. palvelujen, tuotteiden ja ratkaisujen kehittämisen helpottamisesta
  7. Kyselyjen toteuttaminen tutkimus- tai selvitystarkoituksessa. Olemme tehneet yhteistyötä yliopistojen ja alan järjestöjen kanssa eri tarkoituksissa, kuten kiinteistöalan päätöksenteon pohjaksi ja markkinoiden tehostamiseksi. Henkilötietoja ei suoranaisesti käytetä tutkimustyössä tai tutkimuksissa, mutta henkilötiedot ovat välttämättömiä, jotta pystymme asettamaan oikeita kysymyksiä ja saamaan hankkeita koskevat vastaukset oikeilta henkilöiltä ja yrityksiltä. Tutkimushankkeet ja selvitykset/kyselyt voidaan toteuttaa sekä sähköpostitse että puhelimitse. Kyse voi olla esim. tuottavuudesta, kestävyydestä, suositteluasteista sekä kiinteistömarkkinoiden toimijoita, tavaramerkkejä, ratkaisuja, materiaalia, tavaroita ja palveluja koskevien kysymysten tunnettuudesta ja niitä koskevista näkemyksistä.
  8. Tarkoitus voi myös olla journalistinen – autamme alan medioissa työskenteleviä journalisteja löytämään yrityksiä ja henkilöitä, joita haastatella eri hankkeisiin ja alan kysymyksiin liittyen.
  9. Yliopistojen ja korkeakoulujen opettajat ja opiskelijat saattavat tarvita yhteystietoja tiettyyn yritykseen tai tietyn hankkeen päättäjiin, esim. lopputyötä varten tai löytääkseen harjoittelupaikan yrityksestä/hankkeesta.
  10. 10. Siinä tapauksessa, että keräämiämme henkilötietoja luovutetaan asiakkaille, kumppaneille tai alan toimijoille, nämä itse toimivat rekisterinpitäjinä palvelujemme kautta saamiensa henkilötietojen käsittelyssä. Sopimuksen mukaan nämä saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan periaatteissamme kuvattuihin tarkoituksiin – ellei näillä itsellään ole esim. meneillään olevaa suhdetta (asiakas, toimittaja, yhteistyökumppani) tai muunlaista omaa suostumusta samoilta asianomaisilta henkilöiltä, joita henkilötiedoissamme esiintyy.

2. Sinä, joka olet asiakkaamme, olet ollut asiakkaamme tai jonka arvioimme olevan kiinnostunut tiedoistamme ja palveluistamme.


Yhteenveto siitä, mitä henkilötietoja keräämme, miten ja miksi. Kerromme myös, mitä verkkosivustolla tapahtuu käyntisi aikana tai kun olet meihin yhteyksissä muilla tavoin:


  • Keräämme henkilötietoja toteuttaaksemme palvelujen tilauksia sinun ja kiinteistöalan saamaan hyötyyn perustuvana oikeutettuna etuna
  • Emme kuitenkaan kerää arkaluonteisia henkilötietoja, vaan ainoastaan tietoja, jotka liittyvät henkilöiden tehtäviin/ammattirooleihin – esim. toimitusjohtaja, omistaja tai muu johtotehtävä sekä muut myyntiin, markkinointiin, tuotteisiin, päätöksenteon tukeen, analysointiin ja HR-asioihin liittyvät tehtävät – yrityksissä, jotka ovat jollain tavalla tai joiden pitäisi olla kiinnostuneita kiinteistömarkkinoista ja/tai ovat kiinteistömarkkinoiden toimijoita
  • Seuraamme verkkotoimintaasi ja saatamme käyttää tietoja markkinointitarkoituksiin
  • Keräämme henkilötietoja tietyissä tilanteissa markkinointiviestintää, tuotetietoja ja asiakasviestintää varten
  • Käsittelemme ilmoitettuja henkilötietoja lähettämällä ne integroituihin järjestelmiin, kuten CRM-järjestelmiin
  • Tallennamme henkilötiedot markkina-analyysijärjestelmäämme
  • Teemme automaattista profilointia verkkotoiminnan perusteella, ja profiiliasi voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin.

Keräämämme henkilötiedot


CityMark saa tiedot ensisijaisesti suoraan asiakkailta. Esimerkkejä keräämistämme henkilötiedoista ovat nimesi, mahdollisesti titteli sekä yhteystietosi, kuten matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yritys saattaa päivittää tietojasi muista julkisista rekistereistä, jos se on välttämätöntä hyvän rekisterinhoidon ylläpitämiseksi.


CityMark rekisteröi tai saattaa rekisteröidä henkilötietosi seuraavissa yhteyksissä:


  1. Kun ilmoittaudut palveluun, jota CityMark tarjoaa eri alustoissa
  2. Kun ilmoitat sähköpostiosoitteesi tai matkapuhelinnumerosi verkkosivustolla
  3. Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse, verkkosivustojemme ja sosiaalisen median kautta
  4. Kun tilaat CityMarkin uutiskirjeen tms.
  5. Kun käytät verkkosivustojamme ja sovelluksiamme mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, verkkoliikennetiedot, sijaintitiedot, verkkolokit ja muut viestintään liittyvät tiedot sekä esim. vierailun aikana käytetty IP-osoite, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä ja selaintyyppi.

Kerääminen suostumuksen perusteella


Täyttämällä verkkosivustollamme suostumuslomakkeen (esim. kiinnostuslomakkeen yhteydessä, tilatessasi uutiskirjeen, hyödyntäessäsi tarjouksia jne.) suostut siihen, että henkilötietojasi (esim. nimeä, puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta) voidaan käyttää niiden palvelujen myynti- ja markkinointitarkoituksiin, joiden vuoksi ilmoitit henkilötietosi.


Keräämme myös IP-osoitteesi, maantieteellisen sijainnin ja kiinnostuksen kohteesi, jotta pystymme mukauttamaan sinuun kohdistuvaa markkinointiamme.


Kun käyt verkkosivustollamme, suostut myös siihen, että saamme tallentaa tietokoneellesi ensimmäisen ja kolmannen osapuolen evästeitä. Evästeillä voidaan seurata selauskäyttäytymistäsi tavoitteena tarjota markkinointia käyttäytymiseesi perustuen.



Kerätyn tiedon käyttö


CityMark käsittelee henkilötietoja lähinnä alla ilmoitettuihin tarkoituksiin sekä mahdollisiin muihin keräysajankohtana ilmoitettuihin tarkoituksiin:


  1. Palvelujen tilausten toteuttaminen CityMarkin tarjoamien alustojen kautta
  2. Hyvän palvelun mahdollistaminen, kuten kysymyksiisi vastaaminen, virheellisten tietojen korjaaminen tai pyytämiesi tietojen lähettäminen, esim. uutiskirjeet
  3. Palvelun tilaustietojen tallennus ja analysointi tarjousten ja alennusten sekä yleisen ja suunnatun markkinoinnin pohjaksi
  4. Asiakasprofiilien hallinnointi, analyysien ja markkinatutkimusten toteuttaminen
  5. Järjestelmän ylläpito ja tilastotietojen laatiminen käyttäjiemme käyttäytymismallien perusteella kokonaistasolla, tunnistamatta yksittäisiä henkilöitä
  6. Tuotteidemme ja palvelujemme kehittäminen, toimittaminen ja parantaminen sen perusteella, miten käyttäydyt verkkosivustoillamme ja sovelluksissamme
  7. Henkilötietoja käytetään myös analysointiin segmentoinnin/profiloinnin tekemiseksi, pystyäksemme kehittämään tietyille ryhmille suunnattuja tarjouksia ja palveluja
  8. Tietojen ja markkinoinnin lähettäminen tekstiviestitse, sähköpostitse, sovellusten, push-ilmoitusten tai muiden digitaalisten yhteydenpitoväylien, kuten sosiaalisen median kautta, kun sinulla on aktiivinen asiakassuhde meihin
  9. Yhteydenotto puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse, sovellusten tai perinteisen postin kautta kertoaksemme muista tarjouksista, kampanjoista tai palveluista, joiden uskomme kiinnostavan sinua. Huomaa, että voit milloin tahansa kieltäytyä tällaisesta markkinoinnista
  10. Relevanttien suositusten, tarjousten ja räätälöityjen palvelujen tarjoaminen sen perusteella, mikä on kiinnostanut muita samanlaisen käyttäytymismallin omaavia henkilöitä, minkä palvelun olet valinnut, mitä olet katsonut ja mistä olet ollut kiinnostunut
  11. Verkkosivustomme ja sovelluksiemme kehittäminen toimivimmiksi ja CityMarkin tarjoamien alustojen käyttäjäkokemuksen parantaminen mukauttamalla palvelujen näyttöä käytettyyn laitteeseen sopivaksi
  12. Henkilötietojesi, kuten sähköpostiosoitteesi, käytön esto markkinointitarkoituksiin, jos olet kieltänyt markkinoinnin
  13. Tärkeiden viestien lähettäminen, kuten ehtojen ja periaatteiden muutoksista ilmoittaminen.


Tiedot, joita voidaan luovuttaa


Paitsi että edellä kuvattuihin tarkoituksiin kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten yritysasiakkaille ja kumppaneille, voimme myös jakaa tietoja toisille yrityksille, jotka käsittelevät tietoja meidän toimeksiannostamme, jotta pystyisimme toteuttamaan palvelujamme, esim. analysointi, jakelu ja muut palvelut käyttö- ja toimitusehtojemme ylläpitoa ja soveltamista varten. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina tiukkaa turvallisuus- ja salassapitotasoa.


CityMark tekee yhteistyötä vain sellaisten kumppanien kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja EU/ETA-alueen sisällä tai sellaisten yritysten kanssa, jotka noudattavat samaa turvallisuustasoa kuin EU/ETA-alueen sisällä, esim. olemalla mukana EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä Privacy Shield-järjestelyssä.


Evästeet


Kun käytät verkkosivustoamme tai sovelluksiamme, voidaan henkilötietojasi kerätä esim. evästeiden kautta. Evästeitä käytetään tosin vain erillisen suostumuksen perusteella. Jos selaimesi (tai muu vastaava laitteisto verkkosivuston kutsuessa) on määritelty hyväksymään evästeet verkkosivustolla käydessäsi, sinun katsotaan suostuneen evästeiden käyttöön. Siinä tapauksessa tiedot käytöstäsi ja sivuista, joilla käyt, tallennetaan. Kyseessä voi olla laitettasi ja internetyhteyttäsi koskevat tekniset tiedot, kuten käyttöjärjestelmä, verkkoselain, IP-osoite, evästeet ja yksilölliset tunnistimet. Käydessäsi verkkosivustoillamme, jossa palvelumme ovat tarjolla, voimme käyttää eri tunnistustekniikoita oppiaksemme tuntemaan käyttäjämme paremmin. Tunnistus voi tapahtua suoraan tai käyttämällä kolmannen osapuolen tekniikkaa.


Laillinen peruste, henkilötietojen tallennus ja karsiminen


Luovuttamalla CityMarkille tietoja suostut siihen, että CityMark reksiteröi ja tallentaa tietoja ostamastasi palvelusta sekä käsittelee ilmoittamiasi henkilötietoja määriteltyihin tarkoituksiin. CityMark viittaa käsittelyn laillisena perusteena sopimusten toteuttamiseen, oikeutettuun etuun tai suostumukseen. Jos CityMark käyttää perusteena oikeutettua etua, tietoja käsitellään ainoastaan periaatteissamme määriteltyihin tarkoituksiin.


Huomaa, että voit milloin tahansa peruuttaa mahdollisen suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystiedot löytyvät otsikon Ota yhteyttä alta.


Käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, eli henkilötietoja ei säilytetä kauempaa kuin tarpeellista käsittelyn tarkoitukset huomioon ottaen. CityMark säilyttää henkilötietosi niin kauan kuin olet asiakkaamme tai sinulla on jokin suhde meihin periaatteissamme kuvattujen tarkoitusten mukaisesti.


Tietosuoja-asetuksen mukaan meidän on ilmoitettava ajanjakso, jonka ajan henkilötiedot säilytetään tai, jos se ei ole mahdollista, ajanjakson määrittelemiseksi käytettävät kriteerit. Toimintamme kannalta ei ole mahdollista ilmoittaa tarkkaan, miten kauan henkilötiedot säilytetään, joten kuvaamme sen sijaan toimintakriteerimme ollaksemme mahdollisimman avoimia ja selväsanaisia.


Mitä tulee kaupallisten kiinteistö- ja vuokralaismarkkinoiden päättäjiin, joita periaatteidemme mukaisesti käsittelemme intressipunninnan perusteella, tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilöt toimivat rooleissaan yrityksissä. Yhteyshenkilömme ja tiedonantajamme ovat monesti ajankohtaisia prosessin useassa eri vaiheessa monen vuoden ajan, idea- ja suunnitteluvaiheesta projektointiin, hankintaan ja toimitilaprosessin toteuttamiseen. Yhteyshenkilömme ja tiedonantajamme ovat usein mukana monissa eri hankkeissa ja toistuvasti uusissa hankkeissa. Niin kauan kuin henkilöt ovat toimintamme kannalta merkittäviä, henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään periaatteissamme kuvattujen tarkoitusten mukaisesti.


Asiakkaisiin, entisiin asiakkaisiin ja prospekteihin eli mahdollisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään yllä kuvatulla tavalla. Eli niin kauan kuin henkilöt työskentelevät yrityksessä ja heillä on joku johtava rooli myynnin, markkinoinnin, analysoinnin, toimitilakysymysten ym. alalla ja he ovat mielestämme periaatteissamme kuvattujen tarkoitusten mukaisesti tärkeitä, heidän henkilötietonsa säilytetään.


Päättäjät, joiden henkilötietoja käsittelemme, voivat milloin tahansa kieltäytyä henkilötietojen käytöstä markkinointitarkoituksiin, ja tarjoammekin eri tavoin räätälöityjä käytön rajoituksia. Rekisteriämme päivitetään jatkuvasti tekemämme kiinteistö- ja vuokralaismarkkinoiden markkinatutkimuksen sekä niiden toimijoiden jatkuvan työstämisen avulla, joiden arvioimme olevan kiinnostuneita vuokralaismarkkinoista keräämistämme tiedoista. Saamme automaattisesti tiedon henkilöistä, jotka lopettavat, vaihtavat työpaikkaa, ovat kuolleet jne. Henkilötietojen korjaus on luonnollinen osa työtämme, sillä olemme säännöllisesti yhteydessä yrityksiin ja päättäjiin, jotka suunnittelevat muutoksia toimitiloihinsa, ja henkilöihin, joiden arvioimme olevan kiinnostuneita suunnitelluista toimitilamuutoksista.


Päättäjät ovat usein toistuvasti mukana uusissa hankkeissa, ja pystyäksemme parhaalla tavalla auttamaan henkilöitä, jotka eivät halua olla suoramarkkinoinnin kohteena, suosittelemme heille henkilötietojen säilyttämistä pystyäksemme pitämään muistissa, etteivät he halua olla suoramarkkinoinnin kohteena muodossa tai toisessa. Jos poistaisimme heidän tietonsa kokonaan, on hyvin todennäköistä, että heidän tietonsa kuitenkin kohta taas rekisteröitäisiin järjestelmiimme jonkin uuden hankkeen puitteissa, ja silloin rekisteröisimme heidät (uudelleen) periaatteidemme mukaisesti, intressipunninnan perusteella, mutta tietämättä, etteivät he halua olla suoramarkkinoinnin kohteena. Käsittelemme asiakkaita, entisiä asiakkaita ja mahdollisia asiakkaita vastaavasti.


Poistamme sellaisia henkilöitä koskevat tiedot, jotka haluavat, että heidän tietonsa poistetaan, jos arvioimme, ettei käsittelyn oikeuttavien syiden painoarvo ole suurempi kuin rekisteröityjen yksityisyyden tarve. Jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin, ne poistetaan. Henkilöt, jotka alun perin ottavat yhteyttä poistaakseen tietonsa, päätyvät monesti johonkin räätälöityyn henkilötietojen käsittelyä rajoittavaan ratkaisuun.


Esim. tutkimus- ja selvitystarkoituksiin voidaan säästää myös sellaisten päättäjien nimiä, jotka ovat lopettaneet työskentelyn hankkeessa mukana olleessa yrityksessä, jolloin lisätietona mainitaan, että he ovat juuri lopettaneet työskentelyn yrityksessä. Heidän yhteystietonsa poistetaan, mutta nimet voidaan säilyttää, jos alan ja periaatteissamme kuvattujen tarkoitusten kannalta on merkityksellistä tietää, mitkä päättäjät ovat olleet missäkin hankkeissa mukana.


Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös lainsäädännöllisistä syistä, kuten kirjanpitolain perusteella.


Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina tiukkaa turvallisuus- ja salassapitotasoa.



Oikeutesi ja valintamahdollisuutesi


Sinulla on oikeus omiin henkilötietoihisi, ja voit vaikuttaa siihen, mitä tietoja sinusta tallennetaan. CityMark korjaa virheellisiksi todettuja tietoja omasta tai asiakkaiden aloitteesta. Voit milloin tahansa pyytää, että tietosi poistetaan tai niiden käyttöä rajoitetaan* ottamalla meihin yhteyttä (katso yhteystiedot otsikon Ota yhteyttä alta). Jos olet sitä mieltä, ettei oikeuksiasi kunnioiteta, ota mielellään yhteyttä CityMarkiin tai tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja@om.fi).


Voit milloin tahansa kieltäytyä (kokonaan tai osittain) vastaanottamasta meiltä markkinointiviestintää ottamalla meihin yhteyttä tai poistamalla tietosi sähköposti- tai tekstiviestilähetystemme listalta. Voit aina ottaa yhteyttä yritykseemme muuttaaksesi toivomiasi viestintämuotoja tai kieltäytyäksesi viestinnästämme kokonaan.


*Tarjoamme niin sanottuja räätälöityjä rajoituksia – omilla ehdoillasi, toiveidesi mukaisesti. Kerromme mielellämme myös niistä hyödyistä ja vaikutuksista, joita valinnoistasi seuraa.


Voit kerran vuodessa maksutta saada tiedot omista rekisteröidyistä henkilötiedoistasi pyytämällä CityMarkilta kirjallisesti rekisteriotetta. Kirjallinen pyyntö lähetetään alla olevaan postiosoitteeseen ja se on allekirjoitettava henkilökohtaisesti.



GDPR lyhyesti


EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta puhutaan myös nimellä GDPR, mikä on lyhenne sanoista General Data Protection Regulation. Asetus tulee voimaan 25. toukokuuta 2018 ja se korvaa nykyisen henkilötietolain.


GDPR:n käyttöönottoon on useita syitä, mutta kaksi merkittävintä ovat:


  • Yksityishenkilöt haluavat saada (ja tulevat saamaan) paremman mahdollisuuden hallita henkilötietojensa käyttöä
  • EU haluaa helpottaa yritysten välistä kaupankäyntiä Euroopan rajojen sisällä.

CityMark pitää tätä erittäin myönteisenä asiana. Asetuksen tavoitteet vastaavat oman toimintamme tavoitteita tehdä yritysten ja yrityksissä työskentelevien henkilöiden välisestä kaupanteosta (ja kokemustenvaihdosta jne.) helpompaa ja tehokkaampaa. Kiinteistömarkkinoiden yrityksissä työskentelevät henkilöt saavat myös enemmän hyötyä rekisteröimistämme henkilötiedoista ja pystyvät hallitsemaan niitä paremmin.



Linkit muille verkkosivustoille


Jos verkkosivustollamme esiintyy linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivustoille tai kolmannen osapuolen julkaisemaan aineistoon, linkit on tarkoitettu ainostaan tiedotustarkoituksiin. Koska CityMarkilla ei ole mahdollisuutta hallita näiden verkkosivustojen sisältöä tai materiaalia, emme ole vastuussa niiden sisällöstä. CityMark ei myöskään vastaa vahingoista tai tappioista, jotka näiden linkkien käyttö saattaisi aiheuttaa.



Ota yhteyttä


Jos haluat lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai sinulla on muuta kysyttävää, voit ottaa meihin yhteyttä:


RPT Docu Oy

CityMark

Ruukinkuja 3

02330 ESPOO


Y-tunnus: 0727323-9

Sähköposti: rekisteri@rpt.fi

Puh: +358 9 809 911


Nämä periaatteet ovat voimassa 2018-05-11 alkaen